Ein GEWIMMO-Expertenbeitrag für Vermieter, Verwalter und Eigentümer.

Die Nebenkostenabrechnung im Gewerbemietrecht unterscheidet sich erheblich von der Abrechnung bei Wohnimmobilien. Gewerbliche Mieter haben oft sehr unterschiedliche Nutzungsintensitäten, Flächentypen und technische Anforderungen. Dadurch ergeben sich komplexe Verteilerschlüssel, individuelle Vereinbarungen und viele Besonderheiten, die Eigentümer kennen müssen. Eine falsch oder unvollständig erstellte Nebenkostenabrechnung kann zu Konflikten, rechtlichen Problemen oder finanziellen Verlusten führen. Dieser umfassende Leitfaden erklärt alle relevanten Schritte, um die Abrechnung korrekt, transparent und rechtskonform zu gestalten.

1. Was zählt zu Nebenkosten im Gewerbe?

Die Nebenkosten im Gewerbe sind Betriebskosten, die durch den Gebrauch der Immobilie entstehen. Diese können – anders als im Wohnbereich – sehr viel breiter vereinbart werden. Entscheidend ist der Gewerbemietvertrag: Nur dort vereinbarte Kosten können umgelegt werden.

Typische umlagefähige Nebenkosten:

• Heizung, Kühlung und Lüftung
• Wasser & Abwasser
• Müllentsorgung
• Gebäudereinigung
• Wartung technischer Anlagen
• Hausmeisterdienste
• Versicherungskosten
• Gartenpflege
• Allgemeinstrom
• Sicherheitsdienst

Wichtig: Reparaturen sind nicht umlagefähig, Wartungen hingegen schon.

2. Verteilerschlüssel richtig festlegen

Die größte Herausforderung besteht darin, einen fairen und nachvollziehbaren Verteilerschlüssel zu finden. Am häufigsten wird nach Quadratmeter verteilt, aber im Gewerbebereich können andere Modelle sinnvoller sein – etwa bei Gastronomie, Produktion oder medizinischen Nutzungen.

Typische Verteilerschlüssel:

• Flächenanteil: Standardmodell, geeignet für Büro oder Handel.
• Verbrauchsbezogen: ideal bei Heizung oder Wasser.
• Nutzungsbezogen: sinnvoll bei Betrieben mit hoher Besucherfrequenz.

Ein gut gewählter Verteilerschlüssel sorgt für Fairness und vermeidet Streitigkeiten.

3. Pflicht zur Transparenz

Gewerbemieter erwarten eine professionelle, nachvollziehbare Abrechnung. Alle Positionen müssen einzeln aufgeführt, mit Rechnungen belegbar und zeitlich zuordenbar sein. Eigentümer sollten eine klare Struktur und eine verständliche Darstellung wählen.

4. Abrechnungszeitraum & Fristen

Im Gegensatz zur Wohnraumvermietung gelten im Gewerbemietrecht keine gesetzlichen Fristen. Die Regelung im Mietvertrag ist entscheidend. Wird nichts vereinbart, gelten allgemeine Grundsätze der kaufmännischen Sorgfalt.

5. Vor- und Nachteile verschiedener Abrechnungsmodelle

5.1 monatliche Vorauszahlungen

Üblich, aber abhängig von realistischer Schätzung.

5.2 Pauschalmiete

Einfach, aber riskant für den Vermieter bei steigenden Kosten.

5.3 Indexierung der Nebenkosten

Kann sinnvoll sein bei Energieintensiven Branchen.

6. Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

• Fehlende Dokumentation
• nicht umlagefähige Posten auflisten
• uneinheitliche Zeiträume
• unpassender Verteilerschlüssel

7. Digitalisierung als Vorteil

Moderne Tools erleichtern die Abrechnung, erfassen Verbrauchsdaten automatisch und erstellen prüffähige Abrechnungen. Viele Gewerbemieter erwarten heute digitale Nachweise.